Como aumentamos em 273% nossa produtividade sem gastar R$ 1,00

como aumentamos em 273%

É unânime: todos queremos ter mais resultados em curto espaço de tempo (e se possível, com o menor esforço empenhado). Sei que muitos, assim como eu, já buscaram incansavelmente formas de ser mais produtivo, apostando em ferramentas como softwares, apps, técnicas e metodologias diversas. E o que acontece na maioria das vezes? Acabamos frustrados e desistindo por não conseguir o tão desejado aumento de produtividade.

E posso afirmar: não existem fórmulas mágicas ou uma solução única!

Mas existem formas e somos prova viva! Por isto quero compartilhar o que nós da eSense Marketing fizemos para alcançar o êxito: aumento de produtividade de 273%! Isso mesmo!

Nós temos o costume de nos reunirmos semanalmente para discutir o status de cada projeto e assim definirmos ajustes de rota necessários. As avaliações de resultado são feitas em Ciclos de 3 a 4 semanas (baseado na metodologia ágil). O problema era que nestas reuniões sempre rolava um stress, geralmente era um ruído de comunicação que poderia ter sido evitado. Foi então que decidimos fazer uma revisão geral dos nossos processos e identificamos que era preciso:

  • Definir claramente os objetivos de cada ciclo
  • Estimar e dimensionar as tarefas necessárias para atingir os objetivos no prazo
  • Manter o registro da evolução das tarefas e atuar de forma colaborativa
  • Avaliar o desempenho periodicamente
  • Revisar o ciclo quando este fosse concluído

Com este plano em mente, pesquisamos e encontramos várias ferramentas de gestão de projetos, aplicativos, frameworks, enfim. Experimentamos vários, e o que deu certo, e finalmente conseguimos registrar evolução, foi na combinação de Trello + Slack + OKRs + Metodologia Ágil.

Vou descrever brevemente o que é cada componente desta receita que, para nós da eSense Marketing, tem funcionado muito bem!

Trello

Trata-se de uma ferramenta de gestão de projetos com o método KanBan, que utiliza Cartões para organizar os assuntos, podendo agrupá-los em listas e dividí-los em Quadros (como se fosse um mural, mesmo). É uma ferramenta super visual e intuitiva, que apesar da sua simplicidade e minimalismo, oferece recursos como:

  • Listas de afazeres (Checklists), como % de evolução
  • Etiquetas (Labels), totalmente personalizáveis
  • Definição de prazo
  • Atribuição de responsabilidade para os membros de cada Quadro (projeto)

Aqui na agência nós organizamos os cartões em Listas, seguindo um framework de metodologia ágil, e basicamente todo Quadro (projeto) tem:

  • Lista de “Backlog” ou “A fazer”
  • Lista de “Sprint” ou “Ciclo atual”
  • Lista de “Concluídos

Tem um “power up” gratuito, muito útil, chamado Calendar. Ele permite que visualizar os Cartões em um Calendário.

O importante é experimentar e ver o que funciona melhor para você.

Slack

Trata-se de uma ferramenta colaborativa, para registro, compartilhamento e comunicação. Permite a criação de canais que organizam os diferentes assuntos do mesmo projeto, reduzem a troca de e-mails (que podem se tornar uma potencial bagunça) e tornam-se o repositório de informações com histórico das ações tomadas. A comunicação entre todos os envolvidos melhorou muito. E o mais incrível: pode ser integrado com o Trello para agilizar a gestão das tarefas.

OKRs e Metodologia Ágil

Nós já possuíamos a cultura ágil em nosso dia a dia, porém, nós notamos que mais do que aplicar o método, nós ainda estavamos patinando durante a caminhada. Foi então que fomos apresentados aos OKRs, sigla em inglês para Objectives and Key Results – ou Objetivos e Resultados-Chave.

Quando passamos a definir os objetivos de cada projeto e quais os resultados-chave representavam uma evolução em direção à meta, o rastreamento e a mensuração ficaram muito mais tangíveis. E isto fez uma diferença tremenda. Sabe aquela sensação de incerteza se algo está realmente dando certo? Aquela dúvida se estamos realmente sendo produtivos? Pois isto passou a ser eliminado com a aplicação dos OKRs.

Na prática, nós criamos uma Lista adicional chamada OKRs em cada Quadro (projeto) no Trello. Nestas Listas criamos um cartão para cada Objetivo do Ciclo e, dentro de cada Cartão, utilizamos o recurso ‘Checklist’ para cada Resultado-chave. (dica especial: cada item do ‘Checklist’ é um Cartão, e para fazer o link, basta colar no item o URL do cartão. Desta forma, o % de conclusão do Objetivo é mensurado automaticamente pelo Trello).

Se você já usa Trello, deve ter entendido claramente o que eu disse. Se não, deixe um comentário e eu respondo tentando tirar suas dúvidas.

Conclusão

Aumentar a produtividade não é fácil. O que funciona para uns pode não funcionar para outros, mas como esta receitinha funciona aqui para a eSense Marketing, nada mais justo do que ajudar os colegas. Quem sabe não surgem insights para vocês, também?

E você deve estar se perguntando: mas e o aumento de 273%? Como vocês mediram isso? Simples, não foi nada de outro mundo e sinceramente, não precisa ser!

Com a união do Trello + Slack + OKRs + Metodologia Ágil nós tivemos condições de registrar, colaborar, rastrear e mensurar cada etapa do Ciclo. Então, nós apenas verificamos quantas tarefas foram concluídas no período em relação ao total estipulado. Esta é uma métrica, e você pode escolher a sua, mesmo que seja ingênua, o importante é conseguir vislumbrar o desempenho e enxergar onde existem pontos de atenção/melhoria.

E foi assim que aumentamos a nosso indicador de produtividade em 273% sem por a mão no bolso.

Espero que gostem, e por favor, comentem e compartilhem suas opiniões e experiências.

*link para quem se interessar por metodologia ágil e scrum